Eventplanung leicht gemacht!
Für Ihre Eventplanung haben wir nicht nur an alles gedacht, sondern auch alles hübsch gestaltet und schön einfach gemacht.
- Save the Date
- Einladung (Online, Papier oder kombiniert)
- Physisches Event, Virtuell oder beides (Hybrid)
- Antwort und Datenmanagement
- Gäste- und Begleitungsmanagement
- Akkreditierung
- Post-Event-Kommunikation inkl. Foto-Teilen, Dankeskarte etc.
Abhängig von der Art Ihres Events können Sie mit einem Save the Date oder gleich mit der Einladung beginnen.
Datum vormerken / Save the Date (2-4 Monate)
Ein Save the Date zu verschicken, ist bei wichtigen Events zu empfehlen. Vor allem, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter rechtzeitig den Termin für Ihr Event einplanen können. Als Orientierung empfehlen wir 2-4 Monate vorher. Wir erleben häufig, dass Firmenkunden bereits über 6 Monate vorher ihr Save the Date verschicken.
Wichtig ist, das richtige Design zu finden, das zu Ihrer Firma und dem Event passt. Weiter unten unter Einladung gehen wir auf die verschiedenen Designoptionen bei EventKingdom ein. Es wirkt immer sehr professionell, wenn Sie das Design des Save the Date auch für die spätere Einladung übernehmen. Dies ist bei EventKingdom problemlos möglich, egal ob bei Online oder Papier.
Eine gern genutzte Funktion beim Save the Date ist die ADRESSENABFRAGE, vor allem, wenn Sie nach dem Online Save the Date eine Papiereinladung verschicken möchten, und Sie keine aktuellen Adressdaten haben.
Für die Gestaltung empfehlen wir einen Blick in unsere Designer-Kollektion Papierkarten für Firmeneinladungen. Häufig werden auf der Nachrichtenseite des Save the Date die ersten Anreisetipps, Hotelinformationen oder Kontaktdaten zu Eventmanagern angegeben.
TIPP: Viele Kunden fragen uns, ob sie beim Save the Date auch eine Zu- oder Absage Option integrieren können. Technisch ist das möglich, und einige Kunden machen das auch, aber wir empfehlen, dies nicht zu tun. Die Bezeichnung “Save the Date” spricht für sich. Ihre Gäste sollen sich erst einmal das Datum vormerken. Die Möglichkeit für Zu- und Absagen erhalten sie dann mit der späteren Einladung.
Für Ihre eigene Planung ist es wichtig, schon lange im Voraus die möglichst genaue Gästezahl zu kennen. Daher empfehlen wir, Ihre Einladung mindestens 1-2 Monate vor der Veranstaltung zu verschicken.
Ein attraktives Design erhöht die Chancen für viele und schnelle Zusagen. Es sollte sowohl zu Ihrem Unternehmen als auch zum Event passt. Für das passende Design haben Sie drei Optionen:
1. Sie können unsere ansprechenden Kartenvorlagen von renommierten internationalen Designern und Illustratoren oder die speziellen Firmenvorlagen durchstöbern.
2. Sie können ihr eigenes Design hochladen, das Sie selbst oder Ihre Designteams gestalten. (Wird von den meisten Geschäftskunden verwendet.)
3. Sie beauftragen uns, für Sie eine Einladungskarte zu gestalten.
EventKingdom bietet für den Versand Ihrer Einladung zwei Optionen:
1. Versand von Online Post: Sie können Online Einladungen verschicken und von der Empfangsübersicht und dem professionellen Gästemanagement profitieren. Neben dem Versand an eine personalisierte Empfängerliste können Sie auch die Funktion “Offenes Event” buchen, um den Link zur Einladung zu teilen oder via Email weiterzuleiten. Kunden machen das in eigenen Newslettern, Social Media, einfaches Email-Weiterleiten etc. Die Sendung via Offenes Event ist unpersönlich, alle Empfänger können sich mit Namen und Email registrieren.
2. Bestellung und Versand von Papierkarten: Bei EventKingdom profitieren Sie von einer exklusiven Papierauswahl und hoher Druckqualität. Sie bestellen z.B. Ihre Karten mit passenden Kuverts und organisieren den Versand und das Gästemanagement selbst.
Beide Optionen – Online Post und Papiereinladungen – können einzeln oder auch gemeinsam verwendet werden.
EventKingdom bietet Ihnen ebenso die Möglichkeit, Papierkarten zu verschicken und zusätzlich eine passende Online-Version mit allen Eventinfos (Eventseite) inkl. Antwortseite zu gestalten. Ihre Gäste können online zu- und absagen und finden alle relevanten Informationen auf einen Blick. Für die Papier-Version drucken die meisten unserer Kunden eine URL wie www.corporateexample.com auf ihre Einladungskarte. Die Empfänger geben dann die URL, z.B. www.corporateexample.com ein und landen so auf der Online-Einladung mit allen Infos und können sich direkt registrieren.
Wer den technischen Fortschritt nutzen möchte, kann einen QR Code verwenden, damit Ihre Gäste nicht mehr tippen müssen.
Das Beispiel www.corporateexample.com ist eine “offene online Registrierung“. Jeder, der die Seite kennt, kann sie besuchen und sich mit Namen und Email anmelden.
Natürlich können Sie den Zugang zur Eventseite mit einem Passwort schützen.
Sie können auch jedem Gast einen Zugangscode geben. Mit diesem Code kann sich der Gast dann anmelden. Dadurch wird die Online Registrierung persönlich. Dies kann z.B. bei Hochzeiten mit mehreren Einladungen sehr hilfreich sein, z.B. wenn nicht alle Gäste jede Einladung sehen sollen. Dank dem Zugangscode können Sie bestimme Einladungen den entsprechenden Gästen zuordnen.
Beispiel für die Einladung mit Zugangscode bitte hier klicken.
Bitte versenden Sie diesen Code: 3QW8JGK1 für die Beispielgäste “Verena und Max”. Im Gegensatz zu der unpersönlichen Variante, sehen Sie jetzt, dass der Umschlag personalisiert ist, und der Gast einfacher zu- und absagen kann.
Mit unserer EventApp haben Ihre Gäste online jederzeit einen schnellen und einfachen Zugriff auf ihre Einladung – für Papier- ebenso wie für Online-Einladungen.
Die Tage des “Mist, ich habe die Einladung nicht eingepackt” sind vorbei!
Eventseite
Zu jeder Online Sendung – auch bei verknüpften Papiereinladung – kann eine Eventseite kreiert werden. Hier können Ihre Empfänger auf Ihre Einladung antworten und erhalten alle wichtigen Informationen Ihres Events. Neben Antwortoptionen inkl Begleitungsangaben etc. finden Ihre Gäste auch eine INFO seite. Auf der INFO Seite erhalten Empfänger Ortsangaben mit Google Maps, Wegbeschreibungen oder auch Links zu virtuellen Events oder den Streaming Inhalt eines physischen Events (Hybrid).
Sie als Organisator können in Ihrem Konto auf dem Reiter Antwortseite Ihres Events zusätzliche Seiten kostenlos hinzufügen. Beispiele hierfür sind: Home, Hotels, Programm, Agenda, Downloads, Fotos, Kontakt etc. Dadurch erhalten Sie eine Eventseite mit allen Infos, die Ihre Gäste online auch unterwegs einfach und schnell abrufen können.
Viele Geschäftskunden möchten für ihre Events lieber Papiereinladungen verschicken. Genau hierfür bieten wir sehr hochwertiges Papier und eine hohe Druckqualität an. Neben unserem Standard Papierprodukt mit Karten und Klappkarten in verschiedenen Formaten können wir auch spezielle Format- oder Druckwünsche für Sie realisieren. Dies ist am besten in einem Gespräch zu definieren. Sie können jederzeit Muster bestellen und sich von der Qualität des Papiers, des Drucks und der Liebe zum Detail überzeugen.
Sie planen Ihr Event, ob physische Veranstaltung, rein virtuelles oder Hybrides Event und suchen eine stilvolle Online Alternative zur klassischen Papiereinladung? Dann sind Sie bei EventKingdom richtig. Genau dafür sind wir da.
EventKingdom Online Post bietet Ihnen alle Möglichkeiten, Ihre Online Post Einladung genau so schick, aber darüber hinaus auch praktisch und umweltschonender als Papiereinladungen zu gestalten.
Wie oben beschrieben können Sie Ihre Karten gestalten und zusätzlich weitere Online Elemente hinzufügen. Sie können den animierten Umschlag nach Ihren Wünschen gestalten, mit eigener Briefmarke, eigenem Innenfutter, mit Siegel und sogar “Prioritaire” Aufkleber versehen! Das Hintergrund-Image Ihrer Sendung lässt sich individuell nach Ihren Wünschen anpassen, und sogar Ihre Lieblingsmusik kann hinzugefügt werden.
Für physische Veranstaltungen können Sie Postadressen angeben und diese mit Google Maps und Wegbeschreibungen verlinken. Bei virtuellen Events können Sie entweder Ihre Karten verlinken oder einen speziellen Button defineren, der zu Ihrem virtuellen Event verlinkt. Sie können aber natürlich auch den Stream Ihres Events (z.B. Hochzeit, Trauerfreier, Firmenevent etc.) auf einer Ihrer Karten in Ihrer Sendung integrieren. Hier erfahren Sie mehr über physische, virtuelle und hybride Gestaltungsoptionen.
Auf der Fotoseite können Sie z.B. Alben anlegen, um Ihre Gäste auf das Event einzustimmen, damit sie den großen Tag voller Vorfreude kaum abwarten können.
Es gibt viele Events mit mehreren Einladungen, z.B. eine Kunstmesse mit drei Terminen, Theaterpremieren mit verschiedenen Vorstellungen, Vernissagen mit anschließendem Abendessen usw. Mit EventKingdom können Sie online – ähnlich wie bei einem klassischen Umschlag – mehrere Einladungskarten in einer Sendung verschicken. Die Karten sind mit einer Antwortseite verknüpft, auf der Ihre Gäste bei allen Einladungen zu- und absagen können. Um direkt ein Beispiel zu sehen, klicken Sie bitte das obige Image an oder hier. Falls Sie unterschiedliche Gästelisten pro Einladungskarte haben – auch das ist möglich. Auf der Empfängerliste lassen sich die Gäste den einzelnen Einladungen zuordnen, so dass ein Gast nur die Einladungskarten und -optionen sieht, zu denen er eingeladen werden soll.
In der EventKingdom Empfängerliste können Sie kostenfrei Ihre Einladung beobachten und erkennen, wer die Einladung angesehen und wer zu- oder abgesagt hat. Nachrichten und Reminder können Sie jederzeit kostenfrei verschicken.
Manche Gäste brauchen vielleicht ein bisschen länger, um Ihnen zu antworten. TIPP: Wir empfehlen, circa 2 Wochen vor dem UAWG Datum einen Reminder zu verschicken.
Tag des Events!
Akkreditierung (CheckIn):
Einfach, effizient und eindrucksvoll Ihre Gäste beim Event akkreditieren.
Profitieren Sie von unserem einfachen und effizienten Akkreditierungs-Assistenten.
Einfach, da er mit einem Klick auf jedem Gerät geöffnet werden kann. Er kann auf beliebig vielen Geräten und für beliebig viele Gäste verwendet werden.
Effizient, da er für ein schnelles Suchen (oder QR Code Scanner) und Akkreditieren optimiert wurde.
Eindrucksvoll, da er sogar vor Ort Namensschilder für die Gäste ausdrucken kann.
Wenn Sie mehr über unseren Akkreditierungs-Assistenten erfahren möchten, bitte hier klicken!
Für den Tag des Events werden Sie in der Regel viele zusätzliche Papierprodukte benötigen, wie z.B. Menükarten, Programm, Tischkarten etc.
EventKingdom bietet hierfür ein Gesamtpaket, und angelehnt an Ihr bereits ausgesuchtes Design, ebenso die passenden Papierprodukte für das Event.
Geht es erst einmal in den Urlaub! Wir wünschen Euch ein tolles Event und ein fabelhaftes Feedback von Euren Gästen! Das nächste Event kommt schneller als man denkt! 😉
Bevor Sie sich wieder in Ihre Arbeit vertiefen, möchten Sie aber bestimmt die Erinnerungen an Ihr erfolgreiches Event mit Ihren Gästen und Businesspartnern teilen. Über die Fotoseite von EventKingdom können Sie einfach und bequem Ihre Fotos hochladen und teilen. Hier eine echte Beispielfotoseite.
Schöne Papierkarten für Ihre Dankeskarte sind immer zu empfehlen. Wenn Sie sich für den digitalen Weg entscheiden, empfehlen wir auch unsere Online Post. Praktisch hierbei ist, dass Sie die Zusageliste aus Ihrer Eventeinladung einfach in ein neues Event kopieren können. Ihre Online Dankeskarte ist dadurch schnell angelegt und verschickt.
TIPP: Viele Kunden fügen der Dankeskarte die Eventbilder der Fotografen hinzu. Das gibt der Dankeskarte eine sehr persönliche Note und freut Ihre Gäste! Ein schöner Abschluss, wenn die Dankeskarte im gleichen Design wie das Save the Date und die Einladung ist. Hierbei helfen wir Ihnen natürlich gerne.
So, das wars! Vielen Dank fürs Lesen. Wir hoffen, dass Sie viele Anregungen gefunden haben, und dass Sie mit dem Produkt www.eventkingdom.com und unserem Service zufrieden sind!
Bei Fragen bitte melden!
Ihr Patrick von Ribbentrop
