Eventplanung einfach gemacht!

Für Ihre Eventplanung haben wir nicht nur an alles gedacht, sondern auch alles schön gemacht.

• Save the Date
• Einladung (Online, Papier oder kombiniert)
• Antwort und Datenmanagement
• Gäste- und Begleitungsmanagement
• Akkreditierung
• “Post-Event-Kommunikation inkl. Foto-Teilen, Dankeskarte etc.

Abhängig von dem Event kann mit einem Save the Date oder gleich mit der Einladung begonnen werden.

Datum vormerken / Save the Date (2-4 Monate)

Ein Save the date zu verschicken, ist bei wichtigen Events zu empfehlen, da Sie sicher stellen möchten, dass Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter Zeit für Ihr Event haben. Als Orientierung empfehlen wir 2-4 Monate vorher. Wir erleben häufig, dass Firmenkunden bereits über 6 Monate vorher ihr Save the Date verschicken.

Wichtig ist, das richtige Design zu finden, das zu Ihrer Firma und dem Event passt. Weiter unten unter Einladung gehen wir auf die verschiedenen Designoptionen bei EventKingdom ein. Es hinterlässt einen professionellen Eindruck, wenn Sie das Save the Date Design für die späteren Einladung übernehmen. Dies ist bei EventKingdom möglich, egal ob bei Online oder Papier.

Eine gern genutzte Funktion beim Save the Date ist die Adressenabfrage, falls Sie nach dem Online Save the Date eine Papiereinladung verschicken möchten. Hierzu können wir einen Blick in unsere Papierkartenkollektion für Firmeneinladungen empfehlen. Häufig werden auf der Save the Date Nachrichtenseite die ersten Anreisetipps, Hotelinformationen oder die Kontaktdaten zu Assistenten angegeben.

TIPP: Viele Kunden fragen uns, ob Sie beim Save the Date auch eine Zu- oder Absage integrieren können. Technisch ist das möglich und Kunden machen das auch, aber wir empfehlen, dies nicht zu tun. Die Bezeichnung “Save the Date” spricht für sich. Ihre Gäste sollen sich erst einmal das Datum vormerken. Die Zu- und Absagen erhalten Sie dann bei der späteren Einladung.

Eventeinladung (1-2 Monate vorher)

Für Ihre eigene Planung ist es wichtig, so früh wie möglich die möglichst genaue Gästezahl zu kennen. Daher empfehlen wir, Ihre Einladung mindestens 1-2 Monate vorher zu verschicken.

Wichtig ist, ein schönes Design zu kreieren, das zu Ihrer Firma und dem Event passt. Für das passende Design haben Sie drei Optionen:
1. Sie können unsere schönen Kartenvorlagen von renommierten internationalen Designern und Illustratoren oder speziellen Firmenvorlagen durchstöbern.
2. Sie können ihr eigenes Design hochladen, entweder von Ihnen oder von Ihrem Designer gestaltet. (Wird von den meisten Geschäftskunden verwendet)
3. Sie bitten uns, für Sie eine Einladungskarte zu gestalten.

Eventeinladung Online oder Papier

EventKingdom bietet für den Versand Ihrer Einladung zwei Optionen:
1. Versand von Online Post: Sie können Online Post Einladungen verschicken und von der Empfangsübersicht und dem Gästemanagement profitieren. Neben dem Versand können Sie auch die Funktion “Offenes Event” buchen, um den Link der Sendung oder eine Email teilen zu können. Kunden machen das in eigenen Newslettern, Social Media, einfaches Email-Weiterleiten etc. Die Sendung ist unpersönlich und alle Besucher können sich mit Name und Email registrieren.

2. Bestellung oder Versand von Papierkarten: Hier profitieren Sie von einer schönen Papierauswahl und hoher Druckqualität. Sie bestellen z.B. Ihre Karten und machen den Versand und das Gäestemanagement eigenständig.

Beide Optionen können einzeln oder gemeinsam verwendet werden.

Papier und Online in Kombination

EventKingdom bietet Ihnen ebenso eine Kombination an. Papierkarten verschicken und eine passende Online Version mit allen Eventinfos (Eventseite) inkl. Antwortseite gestalten. Ihre Gäste können hier zu und absagen und finden alle relevanten Informationen auf einen Blick. Die meisten unserer Kunden drucken noch eine URL wie www.corporateexample.com auf Ihre Papiereinladung. Die Gäste geben dann die URL, z.B. www.corporateexample.com ein und landen auf der Online Einladung mit Registrierung und allen notwendigen Infos.

Wer den technischen Fortschritt nutzen möchte, kann einen QR Code verwenden, damit Ihre Gäste nicht mehr tippen müssen.

Das Beispiel  www.corporateexample.com ist eine “offene online Registrierung“. Jeder, der die Seite kennt, kann sie besuchen und sich mit Name und Email anmelden.

Sie können natürlich den Zugang zur Hochzeitseite mit einem Passwort schützen.

Sie können auch jedem Gast einen Zugangscode geben. Mit diesem Code kann sich der Gast dann anmelden. Dadurch wird die Online Registrierung persönlich. Dies kann z.B. bei Hochzeiten mit mehreren Einladungen sehr hilfreich sein, z.B. wenn nicht alle Gäste jede Einladung sehen sollen. Dank dem Zugangscode können Sie Einladungen Gästen zuordnen.

Ein Beispiel für die Einladung mit Zugangscode bitte hier klicken. 

Bitte versenden Sie diesen Code: 3QW8JGK1 für die Beispielgäste “Verena und Max”. Im Gegensatz zu oben, sehen Sie jetzt, dass der Umschlag persönlich ist und der Gast einfacher zu- und absagen kann.

Event App

Bei der Online Version, sowie bei der Kombination aus Online und Papier haben Ihre Gäste jederzeit einen schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre Einladung mit unserer übersichtlichen Eventapp.

Die Tage des “Mist, ich habe die Einladung nicht eingepackt” sind vorbei!

Eventseite

Bei jeder Online Sendung oder verknüpften Papiereinladung kann eine Eventseite kreiert werden. Auf der Antwortseite im Editor können zusätzliche Seiten kostenlos hinzugefügt werden. Beispiele sind: Home, Hotels, Programm, Agenda, Downloads, Fotos, Kontakt etc. Dadurch erhalten Sie eine Eventseite mit allen Infos, die Ihre Gäste online oder unterwegs einfach und schnell abrufen können.

 

Einladungskarte Papier

Viele Geschäftskunden möchten für ihre Events lieber Papiereinladungen verschicken. Genau hierfür bieten wir sehr hochwertiges Papier und eine hohe Druckqualität an. Neben unserem Standard Papierprodukt mit Karten und Klappkarten in verschiedenen Formaten können wir auch spezielle Format- oder Druckwünsche für Sie realisieren. Dies ist am besten in einem Gespräch zu definieren. Muster können Sie jederzeit bestellen und sich von der Qualität des Papiers und des Drucks und der Liebe zum Detail überzeugen.

Einladung Online

Sie planen Ihr Event und suchen eine stilvolle Online Alternative zur klassischen Papiereinladung? Dann sind Sie bei EventKingdom richtig. Genau dafür sind wir da.
EventKingdom Online Post bieten Ihnen alle Möglichkeiten, Ihre Online Post Einladung genau so schick, aber auch praktisch und umweltschonender als eine Papiereinladung zu gestalten.

Wie oben beschrieben können Sie Ihre Karten gestalten und zusätzlich weitere Online Elemente hinzufügen. Sie können den animierten Umschlag nach Ihren Wünschen gestalten, mit eigener Briefmarke, eigenem Innenfutter, mit Siegel und sogar “Prioritär” Aufkleber versehen! Das Hintergrundimage Ihrer Sendung nach Ihren Wünschen anpassen und sogar Ihre Lieblingsmusik hinzufügen.

Auf der Fotoseite können Sie z.B. Alben anlegen, damit Ihre Gäste schon die Vorfreude auf Ihre Einladung spüren und den großen Tag nicht mehr abwarten können.

Eventeinladung Online mit mehreren Einladungen

Es gibt vielen Events mit mehreren Einladungen, z.B. Kunstmesse mit drei Terminen, Theaterpremieren mit verschiedenen Vorstellungen, Vernissagen mit anschließendem Abendessen usw. Mit EventKingdom können Sie – ähnlich wie bei einem klassischen Umschlag – mehrere Einladungskarten verschicken, die mit einer Antwortseite verknüpft sind, auf der Ihre Gäste bei allen Einladungen zu und absagen können. Um direkt ein Beispiel zu sehen, klicken Sie bitte das obrige Image an oder hier. Falls Sie unterschiedliche Gästelisten pro Einladungskarte haben, geht das auch. Auf der Empfängerliste lassen sich die Gäste den einzelnen Einladungen zuordnen, so dass ein Gast nur die Einladungskarten und -optionen sieht, zu denen er eingeladen werden soll.

Reminder und Gästemanagement

Via der EventKingdom Empfängerliste können Sie kostenfrei Ihre Einladung beobachten und sehen wer die Einladung angesehen und wer zu- oder abgesagt hat. Nachrichten und Reminder können Sie jederzeit kostenfrei verschicken. Manche Gäste brauchen vielleicht ein bisschen länger, um Ihnen zu antworten.

TIPP: Wir empfehlen einen Reminder circa 2 Wochen vor dem UAWG Datum zu verschicken, falls Sie ein UAWG Datum gesetzt haben. Ansonsten ist ein Reminder Geschmacksache und sehr vom Event abhängig.

Tag des Events!

Akkreditierung (Check In):

Profitieren Sie von unserem einfachen und effizienten Akkreditierungs-Assistenten.

Einfach, da er mit einem Klick auf jedem Gerät geöffnet werden kann. Er kann auf beliebig vielen Geräten und für beliebig viele Gäste verwendet werden.

Effizient, da er für ein schnelles Suchen (oder QR Code Scanner) und Akkreditieren optimiert worden ist.

Wenn Sie mehr über unseren Akkreditierungs-Assistenten erfahren möchten, bitte hier klicken!

Papierprodukte:

Für den Tag des Events werden Sie in der Regel viele zusätzliche Papierprodukte benötigen, wie z.B. Menükarten, Programm, Tischkarten etc.

EventKingdom bietet hierfür ein Gesamtpaket und angelehnt an Ihr bereits ausgesuchtes Design, ebenso die passenden Papierprodukte für das Event.

 

Nach dem Event!

Geht es erst einmal in den Urlaub! Wir wünschen Euch eine tolles Event und eine fabelhaftes Feedback von Euren Gästen! Die nächsten Event kommt schneller als man denkt! 😉

Bevor Sie wieder in Ihrer Arbeit vertieft sind, möchten Sie bestimmt die Erinnerungen an Ihr erfolgreiches Event mit Ihren Gästen und Businesspartnern teilen. Über die Fotoseite von EventKingdom können Sie einfach und bequem Ihre Fotos hochladen und teilen. Hier eine echte Beispielfotoseite.

Danke sagen

Schöne Papierkarten für Ihre Dankeskarte sind immer zu empfehlen. Wenn Sie sich für den digitalen Weg entscheiden, dann empfehlen wir gerne unsere Online Post. Praktisch hierbei ist, dass Sie die Zusageliste aus Ihrer Eventeinladung einfach in ein neues Event kopieren können. Ihre Online Dankeskarte ist dadurch schnell angelegt und verschickt.

TIPP: Viele Kunden fügen der Dankeskarte die Eventbilder der Fotografen hinzu. Das gibt der Dankeskarte eine sehr persönliche Note und lässt Ihre Gäste nochmal verzaubern! Ein schöner Abschluss, wenn die Dankeskarte im gleichen Design wie das Save the Date und die Einladung ist. Hierbei helfen wir Ihnen natürlich gerne.

So, das wars! Vielen Dank fürs Lesen. Wir hoffen, dass Sie viele Anregungen gefunden haben und dass Sie mit dem Produkt www.eventkingdom.com und unserem Service zufrieden sind!

Bei Fragen bitte melden!

Ihr Patrick von Ribbentrop